Brindar asistencia administrativa a la oficina mediante un servicio eficiente y oportuno tanto al personal interno de la localidad como a las personas externas que requieren asistencia; acorde a procedimientos, principios y código de conducta organizacionales.
FUNCIONES
Brinda atención inicial a beneficiarios que requieren el servicio de HIAS, guiándolos, entregándoles información básica y coordinando citas.
Recibe y canaliza llamadas telefónicas de la localidad.
Recibe, verifica y codifica comprobantes de pago de proveedores.
Coordina el envío y recepción de correspondencia de la localidad, tanto interna como externa.
Custodia y administra la caja chica de la localidad
Realiza la verificación y registro de documentos de soporte de los egresos realizados por caja chica.
Lleva el libro diario de caja chica y sus respectivos soportes para luego solicitar la reposición correspondiente.
Realiza cierre mensual de la caja chica (libro diario vs arqueo vs soportes vs efectivo existente) y atiende arqueos de caja chica que correspondan.
Coordina y realiza las compras de materiales de oficina e insumos de limpieza de oficina, así como del pago de servicios varios (agua, luz, telefonía), para garantizar el correcto funcionamiento de la oficina.
Apoyar en la logística de los viajes (reserva de pasajes y hoteles), eventos y/o reuniones del Programa.
Coordina y supervisa la labor de limpieza y cafetería de la oficina.
Apoya en la coordinación de actividades de mantenimiento de instalaciones, equipos y muebles de la oficina asignada, a fin de garantizar su correcto funcionamiento y uso.
Planificar, coordinar y apoyar en las reuniones, talleres y eventos relacionados al proyecto.
Elaboración, envío de invitaciones y recojo de confirmaciones a eventos.
Coordinación de las publicaciones y/o materiales del proyecto.
Apoyo en la preparación de merchandising en coordinación con la Coordinación Nacional de HIAS Perú.
Responsable de la apertura y cierre de la oficina, así como de la activación y desactivación de la alarma.
Participa en las reuniones semanales de equipo.
Otras actividades razonables a su posición que le sean requerido
REQUERIMIENTOS
EDUCACIÓN FORMAL
Titulado en Administración y/o carreras afines EXPERIENCIA LABORAL
Experiencia mínima de 3 años, ocupando cargos de Analista administrativo y de servicio. De preferencia en ONGs.
CONOCIMIENTOS ADICIONALES
Conocimientos intermedios de MS Office (Word y Excel)
Contabilidad Básica (deseable)
Inglés intermedio (deseable)
Competencias:
Excelentes habilidades de comunicación interpersonal oral y escrita; habilidad para trabajar en equipo.
Respetuoso/a, capaz de discutir temas delicados de manera honesta, abierta, efectiva y en grupos y con individuos.
Interés y compromiso con los derechos humanos y la igualdad de género.
Proactividad, creatividad y flexibilidad
Capacidad de análisis y toma de decisiones.
Disponibilidad para viajar frecuentemente en las áreas de intervención de HIAS Perú.
