Fecha de vencimiento: 28 de mayo de 2023
CONVOCATORIA DE ADMINISTRATIVO(A) – TACNA
OBJETIVO DEL PUESTO:
Brindar asistencia administrativa a la oficina mediante un servicio eficiente y oportuno tanto al personal interno de la localidad como a las personas externas que requieren asistencia; acorde a procedimientos, principios y código de conducta organizacionales.
FUNCIONES
- Brinda atención inicial a beneficiarios que requieren el servicio de HIAS, guiándolos, entregándoles información básica y coordinando citas.
- Recibe y canaliza llamadas telefónicas de la localidad.
- Recibe, verifica y codifica comprobantes de pago de proveedores.
- Coordina el envío y recepción de correspondencia de la localidad, tanto interna como externa.
- Custodia y administra la caja chica de la localidad
- Realiza la verificación y registro de documentos de soporte de los egresos realizados por caja chica.
- Lleva el libro diario de caja chica y sus respectivos soportes para luego solicitar la reposición correspondiente.
- Realiza cierre mensual de la caja chica (libro diario vs arqueo vs soportes vs efectivo existente) y atiende arqueos de caja chica que correspondan.
- Coordina y realiza las compras de materiales de oficina e insumos de limpieza de oficina, así como del pago de servicios varios (agua, luz, telefonía), para garantizar el correcto funcionamiento de la oficina.
- Apoyar en la logística de los viajes (reserva de pasajes y hoteles), eventos y/o reuniones del Programa.
- Coordina y supervisa la labor de limpieza y cafetería de la oficina.
- Apoya en la coordinación de actividades de mantenimiento de instalaciones, equipos y muebles de la oficina asignada, a fin de garantizar su correcto funcionamiento y uso.
- Planificar, coordinar y apoyar en las reuniones, talleres y eventos relacionados al proyecto.
- Elaboración, envío de invitaciones y recojo de confirmaciones a eventos.
- Coordinación de las publicaciones y/o materiales del proyecto.
- Apoyo en la preparación de merchandising en coordinación con la Coordinación Nacional de HIAS Perú.
- Responsable de la apertura y cierre de la oficina, así como de la activación y desactivación de la alarma.
- Participa en las reuniones semanales de equipo.
- Otras actividades razonables a su posición que le sean requerido
REQUERIMIENTOS
EDUCACIÓN FORMAL
- Titulado en Administración y/o carreras afines EXPERIENCIA LABORAL
- Experiencia mínima de 3 años, ocupando cargos de Analista administrativo y de servicio. De preferencia en ONGs.
CONOCIMIENTOS ADICIONALES
- Conocimientos intermedios de MS Office (Word y Excel)
- Contabilidad Básica (deseable)
- Inglés intermedio (deseable)
Competencias:
- Excelentes habilidades de comunicación interpersonal oral y escrita; habilidad para trabajar en equipo.
- Respetuoso/a, capaz de discutir temas delicados de manera honesta, abierta, efectiva y en grupos y con individuos.
- Interés y compromiso con los derechos humanos y la igualdad de género.
- Proactividad, creatividad y flexibilidad
- Capacidad de análisis y toma de decisiones.
- Disponibilidad para viajar frecuentemente en las áreas de intervención de HIAS Perú.
Aplicar a la posición mediante el siguiente enlace: https://hias.org/who/careers/ hasta el 28 de mayo del 2023.