13 IMPRESCINDIBLES para conseguir una CONFERENCIA DE ÉXITO

Por: Isaac Vidal

¿Sabías que Estados Unidos ocupa el primer puesto en el ranking de los países que más meetings acoge anualmente en el sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions seguido de Alemania y España? Son datos que arroja el informe estadístico de la International Congress and Convention Association (ICCA)

Según la ICCA, en el último año se ha experimentado un repunte en la industria de eventos, congresos y conferencias. Un campo en el que se necesita de profesionalidad para conseguir destacar y convertirse en referente.

A todo conferenciante se le presupone un conocimiento completo del tema que va a tratar y tablas de sobra para ‘enfrentarse’ a un público desconocido. Seguir estos 13 tips a la hora de planificar tu conferencia puede servirte de ayuda.

13 tips a la hora de planificar tu conferencia

1.- ¿De qué va a tratar tu conferencia y cómo la vas a estructurar?

Es fundamental que controles totalmente el contenido de tu ponencia:

que sepas de qué vas a hablar, cómo vas a exponer la información, qué es lo más importante y qué información puede resultar menos relevante.
cuidado con los mensajes que vas a pasar. La audiencia no podrá quedarse con demasiados mensajes. Prioriza y no naufragues siendo demasiado ambicioso.
fundamental que determines el tono de tu charla, dependiendo de la temática que abordes, el público al que te diriges, etc.
ten siempre en cuenta que un mensaje claro y directo impacta antes en el receptor. Steve Jobs en sus famosas keynotes aplicaba este principio al extremo al utilizar expresiones como ‘A partir de ahora dispones de más 1.000 canciones en tu bolsillo’ en vez de quedarse con ‘El nuevo iPod tiene 4gb de capacidad y 8 horas de autonomía’ por poner tan solo un ejemplo.
no olvides que el humor es también un buen recurso para ganar la atención de la audiencia.
es importante también tener especialmente trabajado y testado (ensaya con amigos para ver la reacción) los dos primeros minutos de conferencia. Si empiezas ganando la atención, ya has ganado parte de la batalla, en cambio si empiezas dejándote la artillería para el final, tienes riesgo de dejarte la audiencia por el camino.
El cierre es un momento también especialmente importante: invitar a la reflexión, terminar con una pregunta o un desafío o provocar interactuación si el “formato” lo permite puede poner un broche de oro a tu intervención.

2.- Conoce a tu público antes de tenerlo en frente.

Ten claro a quién vas a tener enfrente, el tipo de público al que vas a hablar para adecuar tanto los contenidos como el lenguaje y el formato de conferencia a desarrollar.

Te puede pasar (es habitual) que el público sea muy heterogéneo y te preguntes en qué nivel tiene que situar tus mensajes. Entonces pregúntate: ¿será muy básico para el nivel de la audiencia? o por el contrario ¿Entenderán este nivel de sofisticación…?

Hemos de asegurar la comprensión pero también la “entrega de valor”. Nos han invitado a una conferencia y se han generado unas expectativas sobre mi intervención. Ahí es donde tienes que concentrarte, caiga quien caiga.

3.- Visita el lugar y, si no tienes oportunidad, haz una fotografía previa del lugar y de las características técnicas de la puesta en escena.

Es conveniente que sepas con antelación como es el lugar donde vas a dar la conferencia:

¿un salón con capacidad para dos mil personas?
¿un aula con 10 personas como máximo de aforo?
¿una sala estrecha y larga en la que se van a ver las diapositivas desde pantallas de apoyo más pequeñas?
¿tengo que estar sentado o puedo moverme?
si hay atril, ¿puedo prescindir de él?
¿micro de solapa, de pie o diadema?
¿de qué tipo de pantalla dispongo?, ¿se ve bien mi presentación?
¿puedo utilizar pasador de diapositivas y puntero lápiz?
Te aseguro que las sorpresas en este sentido siempre juegan en tu contra. Tenlo todo bajo control.

4.- Practica antes. Practica mucho.

Como dijo Shakespeare, «las improvisaciones son mejores cuando se preparan».

Después de prepararte la conferencia al completo ensaya delante del espejo o delante de amigos, compañeros, familia o de quién quieras para comprobar que todo se comprende, que nada queda descontextualizado. Esto te ayudará a comprobar que cumples tiempos, que todos los elementos que necesitas funcionan correctamente y que el storytelling de tu relato es completo y fluye.

5.- Promueve la participación en tu comunidad, antes, durante y después.

Si tu conferencia forma parte de un evento mayor, aprovecha para promocionar tu participación creando una imagen que informe del título de tu conferencia, lugar y hora, inserta el logotipo identificativo del evento del que forma parte y dalo a conocer a través de redes sociales, web, blogs, email marketing, etc. Considera la posibilidad de ofrecer descuentos a asistentes, empresas, etc.

6.- Llega una hora antes

Parece obvio pero es importante. Por ti y por tu público. Necesitarás conectar tu ordenador, probar audios, comprobar que el proyector o similar funciona, etc. y hacerlo con el público ya sentado y esperando tu intervención no da buena imagen.

7.- Crea expectación

Si cualquier buena historia ha de tener tres etapas: Inicio, nudo y desenlace, como ya te he adelantado antes, la fase inicial va a ser importante para asegurar esa atención. Anticipa un poco lo que va a pasar y deja entrever que hay desenlace final prometedor. No cuentes todo desde el primer momento en plan ‘sumario’. Abre tu presentación con una frase que enganche, que cree expectación en tu público y provoque que permanezcan atentos al desarrollo de tu argumento.

8.- Equilibrio entre contenido, recursos y narración

No aburras a tu público. Para lograrlo, no solo te centres en el contenido: apela también a las emociones de los asistentes con un discurso en el que intervengan elementos de todo tipo e interacciona con el público. Algunas ideas:
Incorpora bromas de comprensión rápida. (un chiste corto, una viñeta, una imagen..)
Añade imágenes impactantes. Que expresen de forma “extrema” lo que quieres contar.
Utiliza algún gif animado
Utiliza alguna cifra contrastada que valide tu hipótesis
Plantea alguna pregunta al público

9.- Crea empatía

Personaliza parte de tu presentación empleando elementos ‘locales’ en tu discurso. Resulta tan solo un pequeño detalle para ti y una gran deferencia para con tu público: anécdotas, ejemplos, lugares emblemáticos, etc. enriquecerán tu charla y hará que te metas a los asistentes en el bolsillo.

Intenta usar algún ejemplo relacionado con la zona donde se desarrolla la conferencia o con la industria a la que se dirige el evento.

10.- Tu presentación no se lee: se siente

¿Sabías que las diapositivas con más de 10 palabras tienen un 45% más de posibilidades de distraer y cansar al público que aquellas con mensajes concisos y directos? No canses a tu público con presentaciones llenas de párrafos, letras y otros elementos ‘planos’. Los elementos interactivos como la fotografía, vídeos, efectos de transición, etc. son perfectos para apoyar tu argumentación.

11.- Haz uso de todos los recursos

El lenguaje no verbal, los cambios de tono en la forma de expresarte, las preguntas sorpresas e incluso los silencios pueden enriquecer tu exposición. Si permaneces estático detrás de un oscuro atril tienes muchos puntos para que tu conferencia será recordada como ‘oscura’. Conectar con tu público a nivel emocional es parte del éxito.

12.- Y al acabar…

No pierdas de vista ni las reacciones de la gente ni los comentarios que hagan a posteriori tanto offline (entre ellos o contigo mismo) como online: comentarios y menciones en redes sociales, opiniones, vídeos, etc. El feedback es otro de los ingredientes de la receta para conseguir una conferencia exitosa.

13.- No te olvides de los “take aways”

Libros recomendados, descargas gratuitas de material, memoria a modo de conclusión y otros ejemplos son los ‘take aways’ que no debes olvidar: contenidos con un valor añadido que todo asistente a una conferencia agradece y que pueden convertirse en un elemento de fidelización por parte de tu público. Una manera de conectar tu presentación con el día a día de los asistentes y de que recuerden tu conferencia y apliquen de una forma real y tangible lo aprendido.

Utiliza esta planificación para preparar tus ponencias, conferencias o charlas y comprueba como otros profesionales siguen esquemas que les ayudan a centrarse en el objetivo principal. Próximamente se celebra en Valencia The Inbounder Global Conference, el mayor evento de Inbound Marketing de Europa con la asistencia de más de 20 expertos referentes en el ámbito del marketing digital acostumbrados a ‘lidiar’ con público de todo tipo. ¿Quieres asistir y ver estas prácticas en directo? Profesionales que no defraudan ni en contenido ni en narración. Un equilibrio necesario en todo conferenciante de éxito.