Bajo la supervisión directa de la Coordinadora de la Sub Oficina de Tumbes y la supervisión general del Coordinador Senior del Programa, la persona seleccionada será responsable de brindar apoyo directo a los distintos proyectos que implemente la OIM en Perú en materia de asistencia y atención a población venezolana, migración y cambio climático, emergencias y gestión migratoria. Apoyará directamente en la implementación administrativa y logística de actividades del Área.
Core Functions / Responsibilities:
Asistir en la implementación administrativa de proyectos del AGMyE, así como en aspectos de compras y logística para la implementación de actividades en Tumbes.
Anticipar los suministros necesarios de la zona de intervención para realizar y agilizar pedidos que den continuidad a las operaciones en terreno y de oficina.
Apoyar la revisión de cotizaciones y propuestas requeridas por compras relacionadas a las solicitudes de la Sub-Oficina de Tumbes.
Asistir en la rendición documentaria de los procesos de donaciones y gastos incurridos por proyectos de la Sub-Oficina de Tumbes.
Anticipar las necesidades de recursos financieros para la continuidad operativa de las actividades de la Sub-Oficina.
Brindar asistencia al Coordinador de la Sub-Oficina en la redacción de informes financieros y administrativos y monitoreo de presupuestos e informes de socios implementadores.
Llevar el manejo y custodia de caja chica.
Asistir en la coordinación de las acciones de movilidad de personal y de distribución de materiales para la asistencia en los puntos de orientación y según se requiera.
Brindar asistencia al Coordinador de la Sub oficina en reuniones con el equipo logística de la oficina país para las adquisiciones.
Apoyar en la gestión de inventarios de activos y asignaciones al personal.
Cualquier otra acción requerida por el Supervisor o Supervisora, Coordinador de Programas y/o el Jefe de Misión de la OIM en Perú.
Required Qualifications and Experience
Education: Bachiller o Licenciado en Administración u otras carreras afines.
Experience
Conocimiento y experiencia de trabajo de al menos 3 años en procesos administrativos y/o logísticos.
Conocimiento y experiencia de al menos un año en procesos logísticos y manejo de inventarios.
Con al menos un año de experiencia en atención de proyectos de emergencia de asistencia a población migrante.
Conocimiento y sensibilidad con los enfoques de derechos, género y diversidad
Skills
Conocimiento en escucha activa y resolución de conflictos;
Competencias informáticas (MS Office).
Conocimientos de módulos logísticos y financieros en SAP.
Languages
Español Fluido
Inglés: intermedio
Required Competencies
Values
Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
Shows respect and sensitivity towards gender, culture, ethnicity, religion, sexual orientation, political conviction and other differences.
Encourages the inclusion of all team members and stakeholders while demonstrating the ability to work constructively with people with different backgrounds and orientations.
Promotes the benefits of diversity; values diverse points of view and demonstrate this in daily work and decision making.
Challenges prejudice, biases and intolerance in the workplace
Integrity and transparency:
Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
Upholds and promotes the Standards of Conduct and Unified Staff Regulations and Rules.
Delivers on commitments; manages the organization’s resources reliably and sustainably.
Embraces and encourages transparency, balancing this with the need for discretion and confidentiality as appropriate.
Maintains impartiality and takes prompt action in cases of unprofessional or unethical behaviour.
Does not abuse one’s position and acts without consideration of personal gain. Is motivated by professional rather than personal concerns.
Professionalism:
Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Demonstrates professional competence and mastery of subject matter and willingness to improve knowledge and skills.
Seeks to raise professional standards in self and others through daily work and activities.
Adapts quickly to change and is decisive and versatile in face of uncertainty.
Shows self-control and persistence when faced with difficult problems,and remains calm in stressful situations.
Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results.
Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
Establishes strong relationships with colleagues and partners; relates well to people at all levels.
Is fully aware of the team purpose, respects and understands individual and collective responsibilities.
Willingly puts in extra effort without being asked and adopts a «hands-on» approach whenever necessary to achieve team objectives.
Coordinates own work with that of the team to meet agreed priorities and deadlines.
Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
Produces quality results and provides quality services to clients.
Meets goals and timelines for delivery of products or services.
Manages time and resources efficiently, monitoring progress and making adjustments as necessary.
Shows understanding of own role and responsibilities in relation to expected results.
Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
Keeps abreast of new developments in own field of competence and creates opportunities for knowledge management initiatives.
Shares knowledge and learning willingly, and proactively seeks to learn from the experiences of others.
Puts new learning into practice and draws on diverse sources of ideas and inspiration.
Contributes to the identification of improvements to work processes and assists in implementing them.
Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
Accepts personal responsibility for quality and timeliness of work.
Takes ownership of all responsibilities within own role and honours commitments to others and to the Organization.
Operates in compliance with organizational regulations and rules.
Accepts and gives constructive criticism; acknowledges and corrects mistakes and apply lessons learned for improvement.
Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
Presents information using language and sequence of ideas that is easy for recipients to understand.
Adapts communication to the recipient’s needs, asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication.
Encourages others to share their views, using active listening to demonstrate openness and to build understanding of different perspectives.
Listens carefully and genuinely to the views and positions of others; acts on received information.
Other
Solo se considerarán aplicaciones que cumplan con el perfil solicitado.
No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior a la clausura de la convocatoria o que no se especifiquen el código de referencia.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
Cualquier oferta laboral en relación con este aviso especial de vacante está sujeta a la disponibilidad de fondos del proyecto.
A contratación de esta candidatura está sujeta a la validación de referencias, aprobación médica. Se debe contar con el certificado de vacunación COVID completo y/o programación de la segunda y/o tercera dosis, así como a la verificación de residencia, visa y autorizaciones por el Gobierno local, en caso de ser aplicable.
How to apply:
Candidatos interesados están invitados a postular enviando un correo a rrhhlima@iom.int con el asunto: “RRHH 18_2023 Asistente Administrativo” adjuntando su DNI o pasaporte, carta de presentación y CV en formato PDF renombrado de la siguiente manera: “CV APELLIDOS_NOMBRES”, hasta el 13 de marzo del 2023 a las 11:59 pm.
