Chamba Chamba

ASISTENTE ADMINISTRATIVA AL PROYECTO MOCCA

Fecha de vencimiento: 24 de febrero 2020

 

ASISTENTE ADMINISTRAVIA AL PROYECTO MOCCA

DESCRIPCION DE SERVICIOS

Mediante estos Términos de Referencia se proveerá un personal en planilla que consiste en el apoyo administrativo/contable para la Coordinación del Proyecto MOCCA.

 

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

El objetivo, descrito en estos Términos de Referencia, es contar con personal asalariado a cargo de un egresado(a) con estudios superiores para apoyar a la Coordinación del Proyecto MOCCA en los aspectos cotidianos tanto, administrativos, contables como logísticos, que se deriven de su propio funcionamiento. La posición debe tener sede en Jaén.

 

ANTECEDENTES

TechnoServe Inc. es una institución sin fines de lucro, que tiene como finalidad estudiar, analizar y participar en proyectos que ayuden a los hombres y mujeres con espíritu empresarial, en las áreas de bajo ingreso del mundo en desarrollo, a crear empresas rentables que generen ingresos, empleo y oportunidades para sus familias, sus comunidades y sus países.

Actualmente se está implementando el proyecto MOCCA (Maximizando Oportunidades en Café y Cacao en las Américas), un proyecto de 05 años (que inicio en octubre de 2018) financiado por el USDA que facilitará un comercio resiliente y creciente de café y cacao de seis países de las regiones andina y centroamericana, sostenidos por agricultores rentables que realizan inversiones continuas para mantener la salud de sus plantaciones y el rendimiento de sus fincas.

MOCCA utilizará un enfoque facilitador que aprovecha los recursos del sector privado para impulsar incentivos en todo el sistema de mercado. MOCCA garantizará que los actores del sistema de mercado sean incentivados, capacitados y conectados para proporcionar bienes y servicios de alta calidad y asequibles a los agricultores y otros participantes de la cadena de valor, mejorando la productividad y el comercio.

La teoría de cambio de MOCCA postula que si los agricultores comprenden los beneficios de la renovación y rehabilitación (R&R), poseen los conocimientos y habilidades para llevar a cabo R&R y tienen acceso a insumos de calidad y financiamiento, entonces llevarán a cabo prácticas de R&R de bajo costo. Las alianzas generadas con los actores del sistema de mercado será clave para el cumplimiento de estos objetivos.

En tal sentido, se requiere la contratación de una Asistenta Administrativo para realizar todas las funciones designadas por el Gerente de Café en Perú del proyecto MOCCA. La asistenta, tendrá que ejecutar tareas administrativas y de comunicación con la gerencia del país y coordinar con la responsable comercial de Technoserve Perú para el cumplimiento de las actividades programadas.

 

TAREAS DE STAFF

Trabajará directamente bajo la supervisión del Gerente de café del Proyecto MOCCA en Perú, coordinando sus actividades con el personal administrativo de la oficina de TNS Perú, Controller Perú y la Directora Regional de Finanzas y Administración de MOCCA. La persona seleccionada llevará a cabo las siguientes tareas:

  • Asistir en forma directa al equipo del Proyecto, en todas las tareas rutinarias de la Coordinación tales como: redacción de correspondencia, concertar reuniones y mantener la información administrativa del Proyecto.
  • Atender a los visitantes a la oficina donde labora.
  • Manejar la línea central telefónica y la correspondiente derivación de las llamadas y toma de mensajes.
  • Recibir y distribuir la correspondencia que llega al proyecto, incluido el correo expreso semanal de la oficina.
  • Desarrollar, manejar y actualizar la correspondencia del proyecto.
  • Mantener en detalle los archivos físicos y electrónicos de correspondencia de proyecto.
  • Desarrollar, manejar y actualizar el directorio de contactos del proyecto.
  • Organizar y administrar la biblioteca de informes/recursos del proyecto y el equipo del proyecto, monitorear y hacer el seguimiento del uso de materiales/equipo por parte del personal.
  • Prestar respaldo administrativo y logísticamente adecuado al equipo técnico, según sea necesario
  • Llevar actas de las reuniones periódicas del equipo y distribuirlas entre sus miembros.
  • Redactar documentos requeridos por la dirección del proyecto.
  • Asistir a la dirección del proyecto en la elaboración y supervisión de la agenda diaria.
  • Elaborar las comunicaciones, informes, planilla de viáticos y rendiciones de la dirección del proyecto.
  • Elaborar y ordenar la documentación de las reuniones de trabajo de la dirección del proyecto.
  • Asistir en todos los aspectos relacionados a la planificación, organización e implementación logística de talleres, capacitaciones y otros eventos.
  • Apoyar al equipo técnico y administrativo en la coordinación de viajes y reservas..
  • Prestar el apoyo necesario a todos los consultores y personal que visiten el proyecto.
  • Mantener una existencia apropiada de útiles de oficina, encargarse de su distribución y efectuar los pedidos necesarios.
  • Apoyo, asistencia técnica y capacitación en el manejo financiero, contable y logístico del proyecto al equipo técnico de la sede central del proyecto y de las oficinas zonales.
  • Atención a las solicitudes de fondos de las oficinas zonales y revisar las rendiciones de gastos.
  • Llevar el registro y control de las actividades contables y financieras del proyecto.
  • Organizar y ordenar los comprobantes de pago de ventas y compras del proyecto.
  • Supervisar que todos los comprobantes de pago estén de acuerdo a las normas contables vigentes.
  • Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas del proyecto en Excel y enviarlos a la sede Lima para ser enviado posteriormente a Casa Central.
  • Coordinar permanentemente con la Gerencia de Administración y Finanzas en cuanto al pedido de fondos y otras gestiones.
  • Actualizar y Mantener el inventario de bienes del proyecto.
  • Coordinar con la contadora la entrega de documentos para la declaración mensual.
  • Informar oportunamente a la institución y a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el manejo contable del proyecto.
  • Realizar las coordinaciones necesarias para facilitar los viajes y salidas al campo del personal.
  • Elaboración de insumos para declaraciones tributarias.
  • Apoyar en las rendiciones de gasto entregados al Coordinador del Proyecto.
  • Efectuar las comprar requeridas por la Coordinación del Proyecto de acuerdo al Plan operativo.
  • Apoyar en la administración y custodia de los bienes adquiridos en la oficina de Coordinación.
  • Apoyar en la revisión y seguimiento de las rendiciones de cuentas de los sub-grants asignados evitando que no se retrasen.
  • Tramitará los pasajes de viajes, asignación de viáticos por alimentación y alojamiento.
  • Apoyará las labores de monitoreo de cumplimiento de las metas del Proyecto.
  • Apoyar a la Gerencia de Administración y Finanzas en procesos de logística institucional en la oficina Lima.
  • Apoyar a Administración de oficina principal Lima en los requerimientos que se presenten.
  • Realizar el control de caja chica y el arqueo mensual.
  • Demostrar puntualidad, orden, organización, responsabilidad y compromiso en el desempeño de las actividades.
  • Demostrar comportamiento ético y honesto.
  • Desempeñar las demás funciones, que, en el ámbito de su competencia, le asigne la supervisión.

 

PERFIL DEL STAFF

  • Educación superior a nivel universitario o técnico en administración, contabilidad o carreras afines. Tener título será una ventaja.
  • Experiencia no menor de 4 años en labores similares a las solicitadas.
  • Deseable familiarización con los procesos administrativos de TechnoServe
  • Buena disposición para integrarse a grupos de trabajo.
  • Respeto y adaptabilidad a la diversidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad, etc.
  • Excelente habilidad para comunicarse (hablada y escrita) incluyendo capacidad para redactar informes.
  • Saber trabajar en equipo, tener buenas relaciones interpersonales.
  • Conocimientos básicos del idioma inglés es altamente recomendable.
  • Con residencia en la zona de intervención del proyecto (preferiblemente Jaen) y disponibilidad de viajar a Lima o a la región Centroamericana en caso de ser requerido.

 

LUGAR DE TRABAJO

El lugar donde el personal desarrollará su trabajo será en la sede de la Oficina de TechnoServe en la ciudad de Jaén, Cajamarca.

 

PERIODO DE TRABAJO

Comprende contrato por 6 meses (marzo a agosto 2020) y previa evaluación se renovará su contrato.

Fecha de Inicio                             1 marzo 2020

Fecha Final                                     31 de agosto 2020

PD.: Al momento que enviamos la convocatoria solicitamos que nos indiquen en su propuesta sus pretensiones salariales.

Para enviar una solicitud:

Profesionales interesados deben enviar su hoja de vida al siguiente correo: convocatoria.personal.adm1@gmail.com y jastuhuaman@tns.org antes del 24 de febrero de 2020, indicando en la línea de asunto la posición de interés.

Invitamos a participar a este proceso a mujeres y hombres, residentes de las comunidades donde se desarrollará este proyecto que califiquen al perfil del puesto, sin distinción alguna.

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