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La palabra “reunión” suena aburrida

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Un nuevo estudio de más de 10 millones de reuniones revela exactamente por qué son tan aburridos.

Solo toma unos minutos de pensamiento creativo para hacer la diferencia.

Fuente: Elise Keith

El nuevo Informe sobre el estado de las reuniones 2019,  publicado por la empresa de programación de reuniones en línea Doodle, combina datos de encuestas e información obtenida de la amplia base de datos de la compañía para arrojar luz sobre el estado de las reuniones de negocios modernas . Enterrado en todas las tablas sobre la duración de las reuniones, las prácticas deficientes y las preferencias personales, hay una estadística esclarecedora.

Resalta por qué todo este tiempo, dinero y esfuerzo se canalizan en lo que a menudo resulta ser un snoozefest colectivo . Del estudio:

 ¿Qué tipo de reuniones estamos teniendo? Analizamos los datos de más de 10 millones de reuniones organizadas en nuestra plataforma en 2018 para descubrir las palabras más utilizadas al organizar reuniones con colegas y clientes.
¿A qué llamamos una reunión?
  • EE. UU. / Reino Unido – Reunión
  • España / Francia – Reunión
  • Alemania – Encuentro, Sitzung
  • Suiza – Reunión, Reunión, Reunión, Rinunione
  • Brasil – Réuniao
  • Italia – Riunione

Ahora sabes cómo decir la palabra “reunión” en seis idiomas occidentales.

En la década que pasé investigando reuniones, aprendí que hay 16 tipos diferentes de reuniones de negocios que funcionan. Lamentablemente, este estudio no nos dice qué tipo de reuniones se llevaron a cabo. En todos los idiomas, se entiende que la palabra “reunión” significa “una reunión de dos o más personas para discutir intereses comunes” y “una plaga aburrida y obligatoria en mi calendario que me impide hacer otro trabajo”.

Las reuniones son necesarias, pero la palabra “reunión” suena aburrida.

Así que aquí está el secreto: elimine la palabra “reunión” de su calendario. Literalmente, prohíba la palabra “reunión” de cómo invierte el tiempo de su equipo. Decir que tendrá una “reunión” no es lo suficientemente claro y no es inspirador.

Aquí hay tres estrategias para encontrar un nombre que se destaque.

1. Llámalo como es.

¿Estás programando una entrevista? ¿Una sesión de planificación estratégica? ¿Uno a uno? Si está planeando uno de estos tipos de reuniones reconocibles al instante, úselo como título para cambiar la forma en que sus invitados perciben el evento. La anticipación que todos sentimos al ingresar a una entrevista es totalmente diferente a la emoción que mostramos cuando contemplamos nuestro próximo “encuentro”.

Ese es el enfoque más simple. Para destacar, identifique exactamente qué tipo de reunión está programando y use esa como nombre.

2. Otorgar un nombre culturalmente significativo.

 Las compañías que operan utilizando la  metodología de gestión del Gran Juego de Negocios no organizan una reunión de equipo semanal. Tienen un Huddle. Estas compañías nombran sus reuniones para reflejar una cultura llena de metáforas deportivas y una dedicación a ganar como equipo.

Las startups en todo el mundo no tienen reuniones de personal. Tienen ayuntamientos (que invocan el sentido de comunidad) o sesiones informativas semanales (que se centran en el pulso de la información). Los equipos que utilizan prácticas Lean para mejorar continuamente sus operaciones no realizan reuniones de mejora de procesos. Ejecutan Kaizen Events, simplemente una forma especializada de llevar a cabo una reunión de mejora de procesos, ¿pero no suena mejor?

El uso de un nombre culturalmente relevante para su reunión indica que tiene un plan. No estás invitando a la gente a un festival de música para todos; está dedicando tiempo como grupo para recorrer un proceso paso a paso que ofrece resultados.

3. Centrarse en la acción.

Finalmente, para aquellos momentos en que no esté seguro de qué tipo de reunión necesita y no tiene un nombre culturalmente enraizado, considere usar el propósito de la reunión como el nombre de la reunión.

El propósito de la reunión generalmente se expresa como un verbo y responde a la pregunta “¿Por qué el grupo necesita reunirse?”

Para averiguar el propósito de su próxima reunión, complete el espacio en blanco.
Necesitamos reunirnos para _________________.

Ejemplos:

  • Decidir a quién contratar
  • Revisa nuestro progreso y ajusta el plan.
  • Lluvia de ideas de marketing
  • Finalizar el plan

Con solo algunos ajustes, cada una de esas declaraciones de propósito sirve como un nombre de evento más inspirador, interesante e informativo que el mismo evento llamado “reunión”.

 Por ejemplo, en mi empresa, nuestros gerentes de proyecto cambian el nombre de cada una de sus reuniones de estado del proyecto para resaltar el gran desarrollo nuevo cada semana. Los clientes siempre aparecen cuando los invitamos a “Obtener una demostración y decidir qué cambiar” en sus proyectos. Reuniones de estado? Eh, no tanto.

Aquellos de ustedes que tomen este desafío descubrirán dos cosas.

Primero, tendrá un calendario con un aspecto más interesante, y descubrirá que usted y su equipo están más interesados ​​en saber cómo aprovechar mejor el tiempo que pasan juntos. Segundo, tendrá menos reuniones, porque cualquier cosa que esté mal planificada para justificar un nombre interesante se cortará.

En ambos frentes, verás que esta pequeña práctica tiene un gran impacto. Cuando te paras a pensarlo, las reuniones pueden ser bastante interesantes después de todo.