Artículos

Hablemos sobre Facilitación

Fuente:
Caja de Herramientas Comunitarias, Capítulo 16. Sección 2. Desarrollar destrezas de facilitación.
Enlace:
https://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/liderazgo/facilitacion-al-grupo/desarrollar-habilidades-y-destrezas-de-facilitacion/principal

 

  1. ¿Cuáles son habilidades de facilitación?
  2. ¿Por qué necesita usted habilidades de facilitación?
  3. ¿Cómo facilita usted?
  4. ¿Cómo planea usted un buen proceso de facilitación?
  5. Facilitar una reunión o sesión de planeamiento: ¿De qué se trata?
  6. Habilidades y recomendaciones para el facilitador
  7. Manejo de perturbaciones: prevenciones e intervenciones

Multiethnic Group of Hands Raised

1. ¿Cuáles son habilidades de facilitación?

Las organizaciones comunitarias están dirigidas hacia la acción. Hay problemas y asuntos urgentes que necesitamos abordar y solucionar en nuestras comunidades. Es así como llegamos en primer lugar ¿o no? Pero para que los grupos realmente tengan éxito, necesitamos pasar un rato enfocándonos en las habilidades que nuestros miembros y líderes utilizan para hacer que esto ocurra, tanto dentro como fuera de nuestras organizaciones.

Uno de los grupos más importantes de habilidades para líderes y miembros son las habilidades de facilitación. Éstas son las habilidades “de proceso” que utilizamos para guiar y dirigir las piezas claves de nuestro trabajo organizativo con grupos de personas tales como reuniones, sesiones de planeamiento, y entrenamiento de nuestros miembros y líderes.

Ya sea que se trate de una reunión (grande o pequeña) o una sesión del entrenamiento, alguien tiene que formar y conducir el proceso del trabajo conjunto de modo que usted resuelva sus metas y logre lo que se ha propuesto. Mientras que un grupo de personas podría fijar la agenda y entender los objetivos, una persona necesita concentrarse en cómo se va desplazar usted a través de su agenda y a resolver esas metas con eficacia. Ésta es la persona a la que llamamos “facilitador.”

¿Entonces, hay diferencia entre la facilitación y el presidir una reunión?

Bien, sí y no. La facilitación tiene tres principios de básicos:

Un facilitador es una guía que ayuda a conducir a las personas en conjunto a través de un proceso, no es la fuente de sabiduría y conocimiento. Eso significa que un facilitador no está ahí para dar opiniones, sino para obtenerlas opiniones e ideas de los miembros del grupo.

La facilitación se centra en cómo la gente participa en el proceso de aprendizaje o planeamiento y no solamente en lo que se logra.

Un facilitador es neutral y nunca toma partido.

Los mejores presidentes de reunión se ven a sí mismos como facilitadores. Mientras que ellos tienen que conseguir una agenda y asegurarse de que se discutan los asuntos importantes, se tomen decisiones, y se emprendan acciones, los buenos presidentes no sienten que tienen todas las respuestas o que deben hablar todo el tiempo. Lo más importante es lo que tienen que decir los participantes en la reunión. Así pues, se enfocan en cómo está estructurada la reunión y se movilizan para garantizar que todos puedan participar y lo hagan. Esto incluye cosas como:

Promover que todos se sientan cómodos participando.
Desarrollar una estructura (guión metodológico) que permita escuchar y articular las ideas de todos.
Lograr que los miembros se sientan bien con su aporte a la reunión.
Asegurarse de que el grupo sienta que las ideas y las decisiones sean suyas (no solamente del líder), apoye las ideas de otros y evite criticar la opinión de los demás.

2. ¿Por qué necesita usted habilidades de facilitación?

Si usted desea hacer un buen planeamiento, mantener involucrados a los miembros, y crear verdaderas oportunidades de liderazgo en su organización y habilidades en sus miembros, usted necesita las habilidades del facilitador. Cuanto más sabe usted sobre cómo formar y hacer funcionar un buen proceso de aprendizaje y planeamiento, cuanto más motivados se sentirán sus miembros sobre sus propias ideas y participación; se verán involucrados en su organización; asumirán responsabilidad y titularidad; y sus reuniones tendrán más éxito.

3. ¿Cómo facilita usted?

Las reuniones son una gran parte de nuestra vida organizada. Parecemos ir siempre de una reunión a otra. La siguiente sesión de la Caja de Herramientas cubre el planeamiento y las buenas reuniones a fondo. Pero aquí vamos a trabajar en las habilidades de proceso que los buenos líderes de reuniones necesitan tener. Debe recordarse que estas habilidades de facilitación son útiles más allá de las reuniones: para el planeamiento; para los nuevos líderes “en crecimiento”; en la resolución de conflictos; y para mantener la buena comunicación su organización.

¿Cualquiera puede aprender a facilitar una reunión?

Sí, a cierto grado. El ser un buen facilitador es una habilidad y un arte. Es una habilidad con la que la gente puede aprender ciertas técnicas y mejorar su capacidad con la práctica. Es un arte para la que algunas personas apenas tienen mayor destreza que otras. Algunas veces se requieren líderes de organización para facilitar reuniones: por tanto, los presidentes del consejo deben ser entrenados en cómo facilitar; no obstante, otras reuniones y sesiones del planeamiento no requieren que ninguna persona actúe como facilitador, de modo que su organización puede recurrir a los miembros que tienen la habilidad y el talento.

Poniéndolo de otra manera, facilitar en realidad significa:

Entender los objetivos de la reunión y la organización.
Mantener al grupo en la agenda y en avance.
Involucrar a cada integrante en la reunión, promoviendo la participación de quienes, por su personalidad, sean reservados y manteniendo el control sobre los dominantes.
Asegurar que las decisiones se tomen democráticamente.

4. ¿Cómo planea usted un buen proceso de facilitación?

Un buen facilitador se ocupa tanto del resultado de la reunión o de la sesión del planeamiento, como de la forma en la que la gente participa en la reunión e interactúa, así como del proceso. Mientras que, por supuesto, el alcance de las metas y de los resultados que cada uno desea es importante, un facilitador también desea asegurarse de que en el proceso cada uno esté comprometido y que la experiencia sea lo mejor posible para los participantes.

Para planear un proceso de reunión de calidad, un facilitador efectivo desarrolla un guión metodológico y se enfoca en:

Clima y ambiente
Arreglos de logística y del sitio
Reglas básicas

Un facilitador efectivo hará planes por adelantado en cada una de estas áreas. Miremos algunos de los temas específicos:

Clima y ambiente

Hay muchos factores que reflejan qué tan segura y cómoda se siente la gente al interactuar con los otros y participar. El ambiente y el “clima” general de una reunión o de una sesión de planeamiento imponen una tónica importante en la participación. Por ejemplo, las preguntas clave que usted se preguntaría como un facilitador incluyen:

¿Es la ubicación un lugar familiar, donde la gente se siente cómoda? Enfréntelo, si usted está planeando tener una reunión interactiva sentado alrededor de una mesa de conferencia en la oficina del Alcalde, alguno de sus colaboradores podría sentirse intimidado y fuera de su ambiente. Una localización cómoda y familiar es clave.

¿Es el sitio de la reunión accesible para todos? ¿Si no lo es, ha previsto usted el transporte o acompañamiento para ayudar a la gente a llegar al sitio? Psicológicamente, si las personas sienten que el sitio está muy lejos o en un lugar en el que sienten que es “peligroso”, se podría impedir que acudan. Si vienen, pueden llegar con una sensación que realmente no lo desearon o que sus necesidades realmente no fueron consideradas. Esto puede realmente estropear la comunicación y la participación. Otro recordatorio: ¿pueden también utilizar el sitio personas con discapacidades?

¿El espacio tiene el tamaño adecuado? ¿Demasiado grande? ¿Demasiado pequeño? Si usted está deseando hacer que un grupo de planeamiento se sienta como equipo, una sala de reunión grande para solamente 10 ó 15 personas puede parecer imponente y hacer sentir que la gente se sienta tímida y reservada. Por otra parte, si usted tiene un grupo de 30 personas en la reunión, una sala de conferencias pequeña donde la gente se siente aprisionada puede provocar interrupciones: las personas cambian sus lugares, se levantan para estirarse y salen a tomar aire. Esto puede causar una verdadera ruptura en el ánimo y la impresión de su reunión o sesión de planeamiento. Lo que usted desea es que la gente esté concentrada y relajada. Moraleja: elija un tamaño del sitio que empareje el tamaño de su grupo.

Arreglos de logística y del sitio

Créalo o no: el cómo la gente toma asiento, si tiene hambre y si puede oír puede hacer o deshacer su proceso del planeamiento. Como facilitador, la logística de la reunión debe ser de gran preocupación para usted, sea o no el responsable de las personas. Algunas cosas a considerar son:

Arreglos de sillas: tener sillas en un círculo o alrededor de una mesa anima la discusión, la igualdad y la familiaridad. Los pódiums y los asientos ordenados como en una clase hacen que la gente se sienta intimidada y formal. Evítelos a toda costa.

Lugares para colgar el papel prensa: Usted puede utilizar mucho papel prensa u otro espacio del tablero durante su reunión. ¿Puede usted utilizar la cinta sin dañar las paredes? ¿Se tiene un caballete? ¿Existe suficiente espacio de modo que usted pueda mantener visible el material importante en vez de quitarlo?

En la hoja de registro: ¿Hay una tabla para que la utilice la gente?

Refrigerios: Los estómagos gruñones mantendrán la mente de las personas fuera de la reunión. ¿Si usted tiene refrigerios, quién los llevará? ¿Necesita usted enchufes para las cafeteras? ¿Se le puede a usted ocurrir algo para que la gente obtenga alimento sin interrumpir la reunión? ¿Y quién realizará posteriormente la limpieza?

Micrófonos y equipo audiovisual: ¿Necesita usted un micrófono? ¿Cámaras de vídeo? ¿Puede alguien instalar y probar el equipo antes de que usted comience?

Para construir un ambiente cómodo, un buen facilitador tiene algunos más puntos a considerar. ¿Cómo protege usted a la gente que se preocupa de que sus ideas sean atacadas o motivo de burla? ¿Cómo controlar a los “parlanchines” que tienden a dominar, y, al mismo tiempo hacerles sentir bien sobre su participación? Muchas de las respuestas residen en las reglas básicas.

Reglas básicas

La mayoría de las reuniones tienen cierta clase de reglas de funcionamiento. Algunos grupos utilizan las Reglas de Orden de Robert (procedimiento parlamentario) para hacer funcionar sus reuniones mientras que otros tienen reglas que han adoptado con el tiempo. Cuando usted quiera que la participación fluya y para la gente se sienta involucrada en el seguimiento de las reglas, la mejor manera de proceder es hacer que el grupo las realice como uno de los primeros pasos en el proceso. Esto crea un sentido de poder en los participantes (“Escuche, ella no nos está diciendo cómo actuar. Depende de nosotros comprender que lo que pensamos es importante”) y un sentido mucho mayor sobre la inversión en el seguimiento de las reglas. Las reglas básicas comunes son:

Una persona habla a la vez
Levante su mano si usted tiene algo que decir
Escuche lo que está diciendo la gente
No se burle o ataque las ideas de los otros
Sea puntual al regresar de las pausas (si es una reunión larga)
Respeto mutuo

Un proceso para desarrollar las reglas básicas es:

Comience por a decirle a la gente que usted desea establecer algunos principios básicos que deberán seguirse a través de la reunión. Ponga una hoja en blanco de papel prensa en la pared con el título “Reglas básicas”.
Pida cualquier sugerencia al grupo. Si nadie dice nada, comience usted mismo dando alguna. Eso generalmente activa a la gente apagada.

Escriba cualquier sugerencia en el papel prensa. Es generalmente es más efectivo “comentarlo” con el grupo entero antes de que usted prepare una idea (“Susana sugirió levantar las manos si tenemos algo que decir. ¿Están todos DE ACUERDO?”) Una vez que usted tenga 5 ó 6 reglas adecuadas, compruebe si alguien más tiene otras sugerencias.

Cuando usted termine, pregunte al grupo si está de acuerdo con las reglas básicas y está dispuesto a seguirlas. Asegúrese de que la gente realmente diga “sí” de manera enfática. ¡Esto marca la diferencia!

5. Facilitar una reunión o una sesión de planeamiento: ¿De qué se trata?

Suficiente como referencia. Ahora, cubramos los tres aspectos básicos de la facilitación:

El proceso de la reunión
Habilidades y consejos para dirigir el proceso
Manejo de perturbadores: prevenciones e intervenciones

El proceso de reunión

Como ya hemos dicho, el facilitador es responsable de proporcionar un clima y ambiente de trabajo “seguro” para la reunión. Pero usted se está preguntando probablemente, “¿qué es lo que realmente debo hacer durante la reunión para conducir el proceso?” Aquí están los pasos básicos que pueden ser su guía de facilitador:
Comience la reunión a tiempo

Pocos de nosotros comenzamos nuestras reuniones a tiempo. ¿El resultado? ¡Los que llegan a tiempo se sienten engañados para que se apresuraran en llegar! Comience cinco minutos más tarde, diez a lo máximo y agradezca a todos aquellos vinieron a tiempo. Cuando llegan los que llegaron tarde, no se detenga para conocerlos. Espere hasta después de una pausa u otro momento apropiado para que se presenten.
Dé la bienvenida a cada uno

Dé la bienvenida intencionalmente a cada uno que venga. ¡No se queje por el tamaño de un grupo de si la concurrencia es pequeña! Nada detendrá a la gente que salió antes. Agradezca a todos los que estén ahí por venir y analice la concurrencia más adelante. Siga adelante con los que tenga.

Haga las presentaciones

Hay muchas otras formas de que la gente se presente ante los demás que son mejores que el sólo circular alrededor del cuarto de reunión. Las clases de presentaciones que usted debe utilizar dependen del tipo de reunión está teniendo, el número de personas, los objetivos generales de la reunión y el tipo de información que sería útil saber. Algunas preguntas clave que usted puede pedir a los miembros que incluyan en sus introducciones son:

¿Cómo se involucró usted con nuestra organización? (Si la mayoría de la gente está ya involucrada, pero los participantes no se conocen bien)
¿Qué desea usted saber acerca de nuestra organización? (Si la reunión se establece para presentar su organización a otra organización)
¿Qué es lo que más le molesta del problema? (Si la reunión se convoca para centrarse en un problema particular)

A veces, combinamos las introducciones con algo llamado un “rompe hielos”. Los rompe hielos pueden:

Analizar las sensaciones de no familiaridad y de timidez
Ayudar a la gente a cambiar de roles: de tipos “de trabajo” a tipos “más humanos”
Hacer sentir a la gente parte de un equipo
Crear las oportunidades para el establecimiento de redes
Ayudar a compartir las habilidades y experiencias de los participantes

Algunas maneras de hacer las presentaciones y los rompe hielos son:

En pares, haga que la gente se volteé hacia a la persona a su alrededor y comparta su nombre, organización y otros hechos sobre sí mismos que a otros les interesaría saber. Entonces, haga que cada par se presente al grupo. Esto ayuda a conseguir que los extraños se familiaricen y la gente se sienta segura: ellos ya conocen al menos a una persona y no tienen que compartir información directamente delante de un grupo grande al principio de la reunión.
Forme a grupos pequeños y haga que cada uno de ellos trabaje con un rompe cabezas. Haga que se presenten a su grupo antes de que se pongan a trabajar. Esto ayuda a construir un sentido del trabajo del equipo.
En un grupo grande, haga que cada uno anote dos declaraciones verdaderas sobre sí mismos y una falsa. Entonces, cada persona lee sus declaraciones y el grupo entero tiene que conjeturar qué es falso. Esto ayuda a la gente a sentirse familiarizada y relajarse.
Dé cada participante un examen y tenga la entrevista de los participantes para encontrar las respuestas. Haga las preguntas sobre habilidades, experiencia, opiniones sobre el asunto en el que usted está trabajando, etc. Cuando cada uno esté listo, haga que la gente comparta las respuestas que obtuvieron.

Al hacer las presentaciones y los rompe hielos, es importante recordar:

Cada participante necesita tomar parte en la actividad. La única excepción pueden ser los que llegaron después de que se completaron las presentaciones. En cuanto sea posible, solicite a los que llegaron tarde que digan su nombre y cualquier otra información que crea que necesitan compartir para que cada que cada uno se sienta cómodo y afín.
Sea sensible a los niveles de la cultura, edad, género e instrucción de participantes y de cualquier otro factor al decidir cómo dar las introducciones. Por ejemplo, una actividad que requiere contacto físico o la lectura de una hoja de instrucción muy extensa puede ser inadecuada para su grupo. También, tenga presente lo que usted desea lograr con la actividad. No tome una decisión para hacer algo solamente porque parece divertido.
Es importante hacer sentir bienvenido y escuchado a cada uno al principio de la reunión. De otra forma, los participantes podrían sentirse incómodos y despreciados y después no participarán de buena forma. También, si usted no consigue cierta información básica sobre quién está ahí, puede dejar pasar algunas excelentes oportunidades. Por ejemplo, el editor del periódico regional puede estar en la sala; pero si usted no lo sabe, perderá la oportunidad de una potencial entrevista o cobertura especial.
Y no olvide presentarse a sí mismo. Usted debe asegurarse de establecer una cierta credibilidad para facilitar la reunión y para que la gente sepa un poco sobre su persona. La credibilidad no significa que usted tenga un título universitario o 15 años de experiencia en facilitación. Sólo significa que usted comparte algo de su formación para que la gente sepa porqué usted está haciendo la facilitación y lo que le ha conducido a ser el interlocutor.

Repase la agenda, los objetivos y las reglas básicas para la reunión

Repase lo qué va a suceder en la reunión. Compruebe con el grupo para cerciorarse de que están de acuerdo y les gusta la agenda. Usted nunca sabe si alguien desea comentar y sugerir algo un poco diferente. Esto conforma un sentido de la propiedad de la reunión y le permite a la gente saber tempranamente que usted está allí facilitar el proceso y la reunión de las personas y no su propia agenda.

Lo mismo es cierto para los resultados de la reunión. Usted querrá revisarlos con las personas, así como obtener su información de entrada y verificar que sean los resultados que ellos están buscando. Es aquí también donde se presentan las reglas básicas cubiertas anteriormente.
Anime la participación

Éste es uno de sus trabajos principales como facilitador. Depende de usted lograr que escuchen quienes necesiten escuchar y que hablen quienes deban hacerlo. Anime a la gente a que comparta sus experiencias e ideas y anime a aquellos con información relevante para que la compartan en el momento adecuado.
Sujétese a la agenda

Los grupos muestran una tendencia a divagar lejos de la agenda original, a veces sin saberlo. Cuando usted note que la discusión está divagando, llame la atención del grupo. Usted puede decir “que es un asunto interesante, pero quizás se deba regresar de nuevo a la discusión original”.
Evite una toma de decisiones detallada

A veces, es más fácil que los grupos discutan el color de las servilletas que los verdaderos asuntos a los que se enfrentan. Ayude al grupo a no sumergirse en detalles. Sugiera en vez de ello: “Quizás el comité podría resolver el problema”. ¿Realmente desea usted estar implicado en ese nivel del detalle?

Busque compromisos

Obtener compromisos para una futura participación es a menudo una meta de la reunión. Usted desea líderes para delegar ciertas tareas, gente para ofrecerse voluntariamente a ayudar en una campaña, u organizaciones para apoyar a su grupo. Cerciórese de que sea el momento adecuado asignado para el compromiso buscado. Para reuniones pequeñas, escriba los nombres de la gente en el papel prensa al lado de las tareas que acordaron realizar.

Un consejo práctico es que nadie debe dejar una reunión sin haber hecho algo. Nunca cierre una reunión diciendo: “volveremos con ustedes para ratificar como le gustaría participar”. ¡Aproveche la oportunidad! ¡Enlístelos!
Saque una conclusión de cada artículo

Muchos grupos discutirán cosas diez veces más delo que necesitan a menos que un facilitador les ayude a reconocer que están básicamente de acuerdo. Resuma la posición de consenso, o pida a alguien en el grupo que resuma los puntos del acuerdo, y después prosiga. Si discrepan uno o dos personas, indique la situación tan claro como pueda: “Tomás y Leticia parecen diferir en esta materia, pero cada uno parece ir en esta dirección. Quizás podríamos proseguir en la dirección que la mayor parte del grupo desea, y probablemente Tomás y Leticia puedan regresar con nosotros de otra forma para ubicar sus inquietudes”. Usted podría incluso sugerir una pausa para que Tomás y Leticia puedan llegar a un consenso con algunas opciones.

Algunos grupos se sienten fuertemente impulsados a lograr un consenso en los asuntos en marcha. Si su grupo es uno de ellos, asegúrese de leer un buen manual o libro sobre la toma de decisiones en consenso. Muchos grupos, sin embargo, encuentran que la votación es una forma justa para la toma de decisiones. Un consejo adecuado es que el voto debe sobre pasar dos tercios de la mayoría para que sea una decisión válida. Para que muchos grupos trabajen bien, deben buscar un consenso donde sea posible, pero realizar votaciones cuando se necesite con el propósito de avanzar.
Respete los derechos de todos

El facilitador protege a gente tímida y reservada en una reunión y le anima a que hable. Otro trabajo importante es el de evitar que la gente dominante monopolice la reunión o ridiculice las ideas de los otros.

A veces, la gente domina una discusión porque se apasionada realmente sobre un asunto y tiene mucho que decir. Una forma de canalizar su interés es sugerir que se desempeñen en un comité o un grupo de trabajo sobre ese asunto. Otras personas, sin embargo, hablan para escucharse a sí mismas. Si alguien muestra esta inclinación dentro de su reunión, lea más adelante dentro de este capítulo algunas recomendaciones para tratar con estos “perturbadores”.

Sea flexible

En algunas ocasiones se presentan asuntos que son tan importantes, que tomarán a mucho más tiempo de lo que usted tenía pensado. A veces, nadie hubiera pensado en ello. Usted podría pasarse de tiempo o modificar su agenda para discutirlos. Asegúrese de verificar con el grupo si esto es aceptable antes de proseguir con la agenda revisada. Si es necesario, pida una pausa de cinco minutos para consultar con los líderes o los participantes clave acerca de cómo manejar la edición y cómo reestructurar la agenda. Esté preparado para sugerir una agenda alternativa, descartando algunos asuntos si es necesario.

Resuma los resultados de la reunión y los seguimientos necesarios

Antes de terminar la reunión, resuma las decisiones clave que fueron tomadas y el resto de lo acontecido. Así mismo, asegúrese de resumirlas acciones de seguimiento que fueron convenidas y aquellas que necesitan efectuarse. Recuerde a la gente cuánto buen trabajo se ha realizado y qué tan efectiva ha sido la esperanzada reunión. Refiérase de nuevo a los objetivos o a los resultados para demostrar lo que usted ha logrado.

Agradezca a participantes

Tome un minuto para agradecer a la gente que realizó los preparativos para la reunión, realizó el acomodo de la sala, trajo los refrigerios, o hizo cualquier trabajo para que se llevara a cabo la reunión. Agradezca a todos los participantes por sus aportaciones y entusiasmo por hacer de la reunión un éxito.

Cierre la reunión

¡La gente aprecia sobre todo que una reunión termine a tiempo! Generalmente es una buena idea tener un “cierre” en una reunión, especialmente si ésta fue muy extensa, si hubo algunas situaciones difíciles que provocaron tensión, o si la gente trabajó duramente para realizar decisiones o para hacer planes.

Una manera agradable de cerrar una reunión es circundar la sala y tener gente que diga una palabra que describa cómo se siente después de todo el trabajo que se ha hecho. ¡Generalmente Usted conseguirá respuestas de los “agotados” y los “entusiasmados!” Si aún los “agotados” permanecieran alrededor antes de irse.

6. Habilidades y recomendaciones para el facilitador

Aquí están algunos puntos más a recordar que le ayudarán a maximizar su papel como facilitador:

No memorice un escrito

Incluso con una agenda bien preparada y puntos clave usted debe parecer flexible y natural. Si la gente detecta que usted está leyendo líneas memorizadas, se sentirá ofendida y no responderá libremente.

Observe el lenguaje corporal del grupo

¿La gente está cambiando sus asientos? ¿Está aburrida? ¿Cansada? ¿Parece confundida? Si la gente parece agitada o abrumada probablemente usted necesita hacer una pausa, o acelerar o retrasar el paso de la reunión. Y si usted nota miradas confundidas o muchos gestos probablemente necesite parar y comprobarlo con el grupo con el grupo para asegurarse de que cada uno sepa en qué parte de la agenda está y si el grupo está con usted

Confirme siempre con el grupo

Tenga cuidado al decidir dónde debe ir la reunión. Revise cada uno de los puntos importantes del proceso para ver si hay preguntas y asegúrese de que todos entiendan y estén de acuerdo con las decisiones que fueron tomadas.

Resuma y deténgase brevemente

Cuando usted termine un punto o una parte del proceso de la reunión, resuma lo que se hizo y se decidió, y deténgase para preguntas y comentarios antes de avanzar. Aprenda a “sentir” que tanto tiempo debe detenerse; muy poco y que la gente no tenga tiempo de hacer preguntas; demasiado tiempo, y la gente comenzará a sentirse incómoda con el silencio.

Esté atento de su propia conducta

Haga una pausa para calmarse si está sintiendo nervioso o perdiendo el control. Cuide no repetir “ah” todo el tiempo entre cada palabra, o hablar muy rápido. Vigile su voz y su lenguaje corporal. (¿Está usted demasiado cerca de la gente para hacerlos sentir intimidados? ¿Tiene usted contacto visual con la gente para hacerlos sentir comprometidos?). La forma en la que usted actúa tiene un impacto sobre el sentir de los participantes (“Tal como es el líder, es el grupo”, Hans Gutiérrez).

Ocupe sus manos

Sostenga un marcador, gis o tiza, o la parte posterior de una silla. ¡No juegue con el dinero en su bolsillo!

Cuide su discurso

Tenga cuidado de no ofender o no enajenar a ninguna persona en el grupo. ¡El uso de palabras de juramento es bajo su propio riesgo!

Utilice su propio lenguaje corporal

Usar el lenguaje corporal para controlar la sala puede ser una gran herramienta. El acercarse a participantes tímidos y tranquilos y pedirles que hablen los hace sentirse más dispuestos, ya que ellos pueden mirarle a usted en vez del grupo y sentirse menos intimidados. También, el caminar alrededor involucra a la gente en el proceso. No permanezca todo el tiempo al frente de la sala durante la reunión.

No hable con el papel prensa, la pizarra o las paredes: ¡Ellos no pueden responder!

Espere siempre hasta que usted haya dejado de escribir y esté de frente al grupo para hablar.

7. El manejo de los perturbadores: prevenciones e intervenciones

Junto con estos consejos sobre la facilitación, hay algunas cosas que usted puede hacer para prevenir una perturbación antes de que ocurra para detenerla cuando se esté presentando en la reunión. Las clases más comunes de perturbadores son la gente que intenta dominar, se mantienen fuera de la agenda, tiene conversaciones persona que se sienta al lado, o aquellos que piensan que siempre tiene la razón y ridiculizan y atacan las ideas de los demás

Intente usar estas “medidas de prevención” cuando plantea su reunión para intentar eliminar la perturbación:

Consiga un acuerdo en la agenda, las reglas básicas y los resultados. En otras palabras, convenga en el proceso. Estos acuerdos de proceso crean un sentido de responsabilidad y de propiedad compartidas de la reunión, de responsabilidad sobre cómo funciona la reunión, y la inversión del grupo si se logran los resultados y las metas.

Escuche cuidadosamente. No sólo finja escuchar lo que está diciendo alguien en la reunión. La gente podría comentarlo. Escuche de cerca para entender lo que alguien está haciendo. Y cerciórese si usted está resumiendo, preguntando siempre a la persona si usted ha entendido su idea correctamente.

Demuestre respeto por la experiencia. Nunca podemos decir suficiente. Anime a gente que comparta estrategias, historias de campo y lecciones aprendidas. Valore la experiencia y la sabiduría en la sala.

Descubra las expectativas del grupo. Cerciórese de que usted descubra al principio para qué piensan los participantes están reunidos. Cuando usted lo sepa, sea claro sobre lo qué será y no será cubierto en esta reunión. Haga planes acerca de cómo cubrir los asuntos que no serán tratados: Escríbalos en el papel prensa y acuerde tratarlos al final de la reunión, o haga que el grupo acuerde una reunión de seguimiento para cubrir asuntos inclusos.

Hay muchas formas de descubrir cuáles son las expectativas del grupo de la reunión: Intente pedir a cada uno que concluya la siguiente oración: “Deseo salir de aquí hoy sabiendo que…” Usted no desea gente sentada durante la reunión sintiéndose molesta por estar en el lugar equivocado y que nadie se atreva a preguntarles qué es lo que esperaban alcanzar aquí. Esta gente puede liberar su frustración durante la reunión y convertirse en grandes perturbadores.

Permanezca en su papel del facilitador. Usted no puede ser un facilitador eficaz y un participante al mismo tiempo. Cuando usted cruza la línea, usted se arriesga a enajenar a los participantes, causando resentimiento, y perdiendo el control de la reunión. Ofrezca estrategias, recursos, e ideas para que el grupo trabaje con, pero no opiniones.

No sea defensivo. Si le atacan o critican, de un “paso mental” hacia atrás antes de responder. Si usted se vuelve defensivo, se arriesga a perder el respecto y la confianza del grupo, y podría ocasionar que la gente sienta que no puede ser honesta con usted.

“Compre” a jugadores ofensivos Esta gente puede convertir su reunión en una pesadilla si no siente que su influencia y papel son reconocidos y respetados. Si es posible, reconózcalos de frente al principio de la reunión. Intente darles papeles durante la reunión tales como “altavoces” en las pausas o consúltelos acerca de cómo va la reunión.
Intente usar estas “intervenciones” cuando la perturbación está ocurriendo durante la reunión:

Haga que el grupo decida. Si alguien está dominando la reunión, rechaza ajustarse a la agenda, toca siempre el mismo punto una y otra vez, o desafía la forma en la que usted maneja la reunión:

Intente primero recordarle acerca de la agenda convenida. Si eso no funciona, remítalo al grupo y pregúntele cómo se sienten sobre la participación de esa persona. Permita que el grupo le apoye.

Utilice la agenda y las reglas básicas. Si alguien se mantiene fuera dela agenda, tiene conversaciones con la persona de al lado durante la toda la reunión entera, ataca verbalmente:
Remítase de nuevo a esa agenda y a las reglas básicas y recuérdele a la gente los acuerdos hechos al principio de la reunión.

Sea honesto: ¿qué está sucediendo?

Si alguien está intentando intimidarle, si usted se siente trastornado o minado, si necesita jalar al grupo detrás de usted:
Es mejor decir lo que se trata en vez de intentar encubrirlo. Cada uno estará atento sobre la dinámica de la sala. El grupo lo seguirá si usted es honesto y se supera la situación.

Utilice el humor
Si hay mucha tensión en la sala, si usted tiene gente en la reunión que no deseó estar allí, si la gente se atemoriza o intimida al participar, si usted es una persona ajena al grupo:
Intente un comentario gracioso o una broma. Si uno mismo se está menos preciando, tanto mejor. El humor aligera casi siempre el estado de ánimo. Es uno de los mejores mitigadores de tensión que tenemos.

Acepte o legitime el punto o acuerdo:
Si hay alguien que se mantiene expresando dudas sobre la capacidad del grupo de lograr cualquier cosa, se amarga y desaprueba las sugerencias de los otros, mantiene la misma idea una y otra vez, parece ejercer autoridad, intente uno o más de estos enfoques:

Demuestre que usted entiende el asunto dejando en claro que ha escuchado que tan importante es para ellos. Legitime el asunto diciendo: “es un punto muy importante y estoy seguro de que todos sentimos que es crítico”. Haga un ofrecimiento de ocuparse de ese asunto por un instante (“Muy bien, ocupémonos de tu asunto por 5 minutos y después continuaremos”). Si eso no funciona, acuerde diferir del asunto al final de la reunión, o instalar a un comité para explorarlo más adelante.

Utilice el lenguaje corporal
Si las conversaciones laterales continúan ocurriendo, si la gente reservada necesita participar, si la atención necesita ser reenfocada:
Utilice el lenguaje corporal. Acérquese a los conversadores o a los reservados. Haga el contacto visual con ellos para conseguir su atención y comunique su intento.

Haga una pausa
Si las técnicas de menor confrontación no funcionan, alguien se mantiene agrediendo verbalmente a los demás, revolviendo papeles, interrumpiendo a los otros:
En caso de que usted haya intentado todas las sugerencias antes mencionadas y ninguna funcione, es hora de hacer una pausa, invite a persona perturbadora fuera de la sala e indíquele cortés pero firmemente su sentimiento acerca de qué tan destructiva es su conducta para el grupo. Deje en claro que la perturbación debe terminar. Pero también intente descubrir qué es lo que está sucediendo y si hay otras maneras de tratar que las preocupaciones de la persona.

Enfrente en el cuarto
Si todo ha fallado, si usted está seguro de no provocar una reacción violenta, si el grupo le apoya, y si usted lo ha intentado todo:
Enfrente a la persona perturbadora de manera cortés y muy firme en la sala. Diga a la persona muy explícitamente que la interrupción debe terminar. Utilice el lenguaje corporal para animar a otros miembros del grupo a que le apoyen. ¡Éste es absolutamente el último recurso cuando debe emprenderse una acción y no queda otra alternativa!.